Wat staat er (verplicht) in het onderwijskundig rapport (oki-doc)?

Inhoud onderwijskundig rapport

In het onderwijskundig rapport staat de volgende informatie over een leerling (art. 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens):

• administratieve gegevens;
• onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring;
• de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag;
• eerdere begeleiding of begeleiding die een leerling nodig heeft;
• de verzuimhistorie.

Als een leerling van het basisonderwijs overstapt naar het voortgezet onderwijs, dan neemt de basisschool ook het basisschooladvies op in het onderwijskundig rapport.

Naast bovenstaande informatie mag een school geen andere gegevens in het onderwijskundig rapport opnemen.

Administratieve gegevens in onderwijskundig rapport

Bij administratieve gegevens gaat het om de naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens die noodzakelijk zijn om te communiceren met de ouders. Ook het persoonsgebonden nummer van de leerling, gegevens van de ouders (of voogden en verzorgers) en administratieve gegevens van de school staan in het rapport (art. 3 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Gegevens over onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring

In het onderwijskundig rapport staan ook gegevens over de onderwijshistorie, leerresultaten, stage- en werkervaring van een leerling (art. 4 lid 1 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens). De school beperkt zich hierbij tot:

• de feitelijke onderwijsloopbaan van een leerling, waaronder de overstap tussen scholen en eventueel zittenblijven;
• de uitkomst van toetsen die gericht zijn op het vervolgen van het onderwijs;
• de inhoud van schooladviezen, zoals het basisschooladvies;
• de cognitieve prestaties en het cognitieve vermogen van de leerling.

Let op: het kan zo zijn dat ouders, leerling en leerkracht het niet eens zijn over het basisschooladvies. Indien ouders of leerling dat willen, dan wordt naast het schooladvies ook de wens van de ouders en leerling vermeld (art. 4 lid 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag

Informatie over de sociaal-emotionele ontwikkeling van de leerling bestaat uitsluitend uit:

• toetsgegevens uit het leerlingvolgsysteem of een vergelijkbare systematiek om een leerling sociaal-emotioneel te beoordelen en;
• de beoordeling van de leerkracht (art. 5 lid 1 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Daarnaast beschrijft de school het gedrag en de leer-/werkhouding van de leerling in het onderwijskundig rapport, waaronder gedrag in de omgang, concentratie, doorzettingsvermogen en zelfstandigheid (art. 5 lid 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Is er sprake van sociaal-emotionele problematiek? Dan mag de school de aard daarvan in het rapport beschrijven (art. 5 lid 3 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Gegevens over eerdere begeleiding of begeleiding die een leerling nodig heeft

Bij gegevens over eerder gegeven of geïndiceerde begeleiding gaat het om belemmeringen bij de leerling om niet volledig naar school te kunnen of te presteren. Ook beperkingen bij de leerling worden beschreven. Dit is toegestaan, mits er sprake is van een diagnose of toegekende begeleiding, zoals een dyslexieverklaring. Ingrijpende gebeurtenissen en thuissituaties worden alleen beschreven als dit een punt van zorg is (art. 6 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Gegevens omtrent de verzuimhistorie

Gegevens over relatief verzuim worden in het rapport opgenomen. Relatief verzuim is schoolverzuim waarbij de leerling wel staat ingeschreven bij een school, maar met regelmaat afwezig is. Hierbij gaat het uitsluitend om schoolverzuim tot één jaar terug (art. 7 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Andere vereisten onderwijskundig rapport

Omdat het onderwijskundig rapport persoonsgegevens bevat, is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Andere vereisten volgens de toelichting van het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens en de AVG zijn:

• gegevens worden uitgewisseld die strikt noodzakelijk zijn voor het leren en begeleiden van de leerling op een volgende school op het moment dat een leerling van school wisselt;
• uitwisseling van het onderwijskundig rapport mag uitsluitend bij de overstap naar een andere school;
• ouders hebben inzage- en correctierecht bij de uitwisseling van het onderwijskundig rapport;
• scholen informeren ouders actief en in begrijpelijke taal over de inhoud van het onderwijskundig rapport;
• professionele indrukken kunnen niet gecorrigeerd worden, ouders kunnen laten vermelden dat zij het niet eens zijn met deze gegevens;
• opmerkingen en de visie van de ouders moeten altijd op verzoek worden toegevoegd aan het dossier van een leerling.