Inspraak ouders bij bescherming leerlinggegevens

AVG en leerlinggegevens

Scholen werken met persoonsgegevens, waaronder leerlinggegevens en gegevens van personeel. Hierbij moeten scholen zich houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hierin staan onder andere regels voor het beschermen en verwerken van persoonsgegevens.

De AVG dwingt scholen om zelf na te denken hoe zij persoonsgegevens gebruiken en beschermen. Zij moeten hierbij kunnen aantonen dat hun gebruik van leerlinggegevens voldoet aan de volgende eisen (art. 5 Verordening EU 2016):

• rechtmatigheid (geldend volgens regels en besluiten), behoorlijkheid (betrouwbaar) en transparantie;
• doelbinding: gegevens mogen alleen gebruikt en verwerkt worden voor een duidelijk omschreven doel (bijvoorbeeld het opstellen van een schooldiploma);
• minimale gegevensverwerking: alleen die gegevens gebruiken en verwerken die nodig zijn voor een bepaald doel;
• juistheid: onjuiste gegevens moeten worden gewist en/of gerectificeerd;
• opslagbeperking: leerlinggegevens mogen alleen worden bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
• integriteit en vertrouwelijkheid: de school moet passende maatregelen nemen, zodat de leerlinggegevens worden beschermd tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Verantwoordingsplicht school

In AVG staat een aantal verplichte maatregelen om gegevens te beschermen, waaraan ook scholen moeten voldoen:

• een register bijhouden waarin wordt bijgehouden welke gegevens worden gewijzigd (art. 30 AVG);
• een register bijhouden van datalekken (art. 33 AVG);
• aantonen dat toestemming is gegeven voor een gegevensverwerking wanneer de school voor deze verwerking toestemming nodig heeft (art. 7 AVG);
• uitleg over de aanstelling van de functionaris gegevensbescherming (art. 37 AVG).

Een bijzondere plicht is de ‘gevensbeschermingseffectbeoordeling’. Dit is de beoordeling of er sprake is van een hoog privacy-risico bij de verwerking van gegevens (art. 35 AVG). Diegene die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking op school, voert deze beoordeling uit.

Minderjarige leerlingen extra kwetsbaar

Scholen zijn ervoor verantwoordelijk om zorgvuldig en veilig leerlinggegevens te verwerken. Zeker omdat kinderen minderjarig en daardoor extra kwetsbaar zijn. De school moet in sommige gevallen vooraf beoordelen wat de effecten zijn als in de toekomst persoonsgegevens worden verwerkt. Een school mag bijvoorbeeld niet zomaar beveiligingscamera’s ophangen, omdat daardoor gegevens van leerlingen worden verwerkt. Hiervoor is eerst een beoordeling nodig.

Leerlinggegevens in leerlingdossier en oki-doc

Een basisschool of middelbare school mag gegevens over een leerling bewaren. Alle gegevens samen wordt ook wel het leerlingdossier genoemd. Het leerlingdossier is privacygevoelig.

Dit dossier bestaat voor een deel uit administratieve gegevens. Verder zit er in het leerlingdossier informatie die nodig is om de leerling onderwijs en begeleiding te geven. Leerkrachten moeten gegevens rechtmatig, transparant, met een doel en juist verwerken.

Als een kind overstapt van de basisschool naar de middelbare school of van basisschool wisselt, wordt er een oki-doc opgesteld. Dit document moet voldoen aan een aantal eisen en mag niet teveel gegevens bevatten (art. 2 Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens).

Rechten leerlingen, ouders en leerkrachten

De AVG kent privacyrechten toe aan leerlingen, ouders en leerkrachten. Bijvoorbeeld:

• het recht om gegevens (eigen leerlingdossier, camerabeelden) in te zien;
• het recht om vergeten te worden;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.

Inspraak ouders bij leerlinggegevens

De oudergeleding van de medezeggenschapsraad heeft instemmingsrecht op de regeling voor het vaststellen of wijzigingen van het gebruik van persoonsgegevens (art. 13 lid 1 onder i Wms). In het voortgezet onderwijs praten ook de leerlingen mee.

Zonder instemming van de medezeggenschapsraad kan de school geen regeling vaststellen of wijzigen voor het gebruik van leerlinggegevens.

Instemmingsrecht bij vaststellen schoolgids door MR

De oudergeleding heeft instemmingsrecht bij het vaststellen van de schoolgids (art. 13 lid 1 onder g WMS en art. 14 lid 1 onder a WMS). Hiermee bewaakt de medezeggenschapsraad dat ouders en leerlingen goed geïnformeerd worden over privacyrechten.