De school vraagt een toelaatbaarheidsverklaring aan voor leerlingen voor wie de ondersteuning in het reguliere onderwijs niet voldoende is. Soms vraagt een school een TLV aan bij de start van de schoolloopbaan van een kind, als al gelijk duidelijk is dat het kind het beste naar een speciale school kan. Maar vaak is dit niet gelijk duidelijk. Dan blijkt pas in de midden- of bovenbouw dat een speciale school een meer passende plek is voor de leerling.
Een TLV is ook nodig voor plaatsing op voortgezet speciaal onderwijs, speciaal basisonderwijs en praktijkonderwijs. Voor leerwegondersteuning voor leerlingen in het voortgezet onderwijs met een leerachterstand is geen TLV nodig.
De toelaatbaarheidsverklaring (TLV) is ingevoerd bij de start van passend onderwijs. Scholen maken samen afspraken over de verwijzing naar speciaal onderwijs in het samenwerkingsverband. Ook betalen scholen samen de kosten van de speciale scholen. Op basis van die afspraken kunnen scholen voor een leerling een toelaatbaarheidsverklaring aanvragen bij het samenwerkingsverband.
School doet de aanvraag voor een TLV. Hier zijn afspraken over gemaakt binnen het samenwerkingsverband. Als een vierjarige leerling gelijk start op een speciale school, doet de speciale school de aanvraag voor een TLV. Bij een tussentijdse overstap van regulier naar speciaal onderwijs, vraagt de reguliere school de TLV aan. Bij een aanvraag van een TLV voor de overstap naar voortgezet speciaal onderwijs, doet de basisschool dat. En voor praktijkonderwijs doet de praktijkschool zelf de aanvraag.
Bij een overstap baseert de school de aanvraag voor een TLV op het ontwikkelingsperspectief van de leerling. Als blijkt dat de reguliere school de ondersteuning niet meer kan bieden, neemt de school deze informatie op in de aanvraag. Daarnaast beschrijft de school welk type ondersteuning de leerling nodig heeft. En waarom de eigen ondersteuning niet voldoende is geweest.
Zodra het dossier compleet is beoordelen deskundigen bij het samenwerkingsverband inhoudelijk de aanvraag. Bij een overstap vanuit regulier onderwijs wordt een gesprek gevoerd met deze deskundigen, de ouders, de leerling en betrokkenen van school. Op basis hiervan besluit men, eventueel na extra onderzoek, tot het afgeven van een TLV. Soms wordt de aanvraag ook afgewezen, omdat de inschatting van de deskundigen is dat de reguliere school toch een betere plek is.
Uitgebreide informatie over de procedure van de aanvraag in het primair onderwijs staat op de pagina van het samenwerkingsverbandprimair onderwijs. De procedure voor voortgezet onderwijs staat op de pagina van het samenwerkingsverband voortgezet onderwijs.
De school vraagt de toelaatbaarheidsverklaring aan, niet de ouders. De school is wel verplicht om hierover eerst overleg te voeren met ouders. Ze moet dan duidelijk maken waarom ze de ondersteuning zelf niet meer kan bieden.
Ook als ouders het niet eens zijn met de aanvraag, kan de school de TLV aanvragen. Het samenwerkingsverband kijkt dan wel extra kritisch naar de aanvraag en zal ouders meestal uitnodigen voor een gesprek hierover. Als ouders het niet eens zijn met de afgifte van de TLV, dus na de beoordeling, kunnen ze hiertegen bezwaar maken. Er is een landelijke bezwaaradviescommissie voor de bezwaren tegen de toelaatbaarheidsverklaringen.