Onderwijskundig rapport of onderwijskundig informatiedocument (oki-doc)

Onderwijskundig rapport of onderwijskundig informatiedocument (oki-doc)

Een basisschool stelt een onderwijskundig rapport (ook wel oki-doc genoemd) op als een kind wisselt van basisschool. Zo beschikt de nieuwe basisschool over relevante leerlinggegevens. Ook als een leerling de overstap maakt van de basisschool naar de middelbare school, stelt de basisschool een onderwijskundig rapport op. Hierin staat dan onder andere het basisschooladvies en de onderbouwing hoe dit tot stand is gekomen. Het opstellen van een onderwijskundig rapport is in beide situaties een wettelijke verplichting (art. 42 WPO).

In Amsterdam hebben schoolbesturen en gemeente afspraken gemaakt over de overstap van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs. Deze afspraken staan in de Kernprocedure. Een van de afspraken is dat de school het onderwijskundig rapport digitaal aanlevert. In Amsterdam heet dit rapport het oki-doc: het onderwijskundig informatiedocument.

Gegevens oki-doc

In het Amsterdamse oki-doc staat alle onderwijskundige informatie die relevant is voor de overgang van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs, namelijk:

• het basisschooladvies;
• toetsgegevens uit het leerlingvolgsysteem;
• informatie over de schoolloopbaan en leerdomeinen (taal, rekenen, studievaardigheden);
• informatie over gedrag en houding (zelfstandigheid, werkhouding, interesse);
• de aanwezigheid van een dyslexieverklaring;
• de aanwezigheid van een indicatie voor speciaal onderwijs.

In het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens staat welke gegevens scholen mogen vastleggen in het onderwijskundig rapport. Naast administratieve gegevens gaat het om gegevens over:

• onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring;
• de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag;
• de gegeven of geïndiceerde begeleiding;
• de verzuimhistorie.

Aanvullende documentatie oki-doc

Naast de standaard informatie kan de basisschool er ook voor kiezen om extra informatie aan het document toe te voegen. Bijvoorbeeld wanneer dit van belang is voor de school voor voortgezet onderwijs bij het nemen van een toelatingsbeslissing. Een school voor voortgezet onderwijs kan zelf ook het initiatief nemen om de basisschool om aanvullende informatie over de leerling te vragen. Het wordt steeds gangbaarder om informatie uit het leerlingvolgsysteem als bijlage aan het oki-doc toe te voegen.

Aanvullende gegevens voor praktijkonderwijs

Voor kinderen met een advies voor praktijkonderwijs (pro) bevat het oki-doc ook informatie over:

• speciale begeleiding;
• onderzoeksgegevens over leerachterstand (lat-onderzoek);
• intelligentie (cap-onderzoek);
• en eventueel over sociaal-emotioneel functioneren (sem-onderzoek).

Het Samenwerkingsverband gebruikt deze gegevens om te beoordelen of een leerling recht heeft op de extra middelen die nodig zijn voor praktijkonderwijs.

Informeren ouders door basisschool verplicht

Artikel 42 uit de Wet Primair Onderwijs verplicht de basisschool om ouders een afschrift van het onderwijskundig rapport te verstrekken. Ouders kunnen dan van hun recht gebruik maken om feitelijke onjuistheden te corrigeren of te verwijderen. De school heeft het laatste woord over (de hoogte van) het schooladvies, ouders kunnen wel vragen stellen over de onderbouwing van het advies maar niet afdwingen dat het advies wordt aangepast. Ouders mogen wel vragen om hun zienswijze op te nemen.

Ook kunnen ouders het oki-doc controleren om te zien of niet meer gegevens gedeeld worden dan nodig voor het doel: het bieden van passend onderwijs door de nieuwe school.

Verantwoordelijkheid schoolhoofd

In de praktijk ontvangen ouders het onderwijskundig rapport of oki-doc meestal van de groepsleerkracht. Volgens art. 42 lid 1 WPO wordt het echter door de directeur opgesteld, in overleg met het onderwijzend personeel. Eventuele schriftelijke vragen, als een gesprek met de groepsleerkracht geen duidelijkheid heeft opgeleverd, kunnen daarom het beste worden gericht aan de directeur van de basisschool.

Instemming nodig van ouders of leerling voor uitwisseling gegevens bij schoolwisseling voortgezet onderwijs

De term ‘onderwijskundig rapport’ wordt niet gebruikt in de Wet voortgezet onderwijs als het gaat om uitwisseling van gegevens bij een overstap naar een andere school. Gegevensuitwisseling tussen scholen in het voortgezet onderwijs is wél mogelijk. Daarvoor wordt het persoonsgebonden nummer gebruikt (art. 8.17 lid 5 WVO 2020). Daarin is ook bepaald dat de administratie van de school een ‘verklaring van instemming’ bewaart van de ouders met de uitwisseling van de gegevens, of van de leerling indien deze zestien jaar of ouder is.

Volgens de memorie van toelichting bij dit wetsartikel is toestemming noodzakelijk omdat uitwisseling van gegevens tussen scholen geen wettelijke verplichting is. Dat is wel het geval bij het onderwijskundig rapport en daarom is daarvoor geen toestemming van de ouders nodig.

Klacht over onderwijskundig rapport, oki-doc of uitwisseling leerlinggegevens

Wil de school, ook na verzoek van ouders, geen onderwijskundig rapport verstrekken? Of wil de school geen correcties of commentaar van de ouders verwerken? Dan kunnen ouders zich wenden tot het schoolbestuur of de klachtencommissie van de school.

Hetzelfde geldt voor uitwisseling van leerlinggegevens tussen scholen in het voortgezet onderwijs zonder toestemming van de ouders (of leerling ouder dan zestien jaar). Als de klacht niet zorgvuldig is afgehandeld dan hebben ouders op grond van art. 77 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) het recht een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).