Informatieplicht leerlinggegevens

Rechten en plichten school leerlinggegevens

De school heeft een aantal rechten en plichten als het gaat om het verwerken van leerlinggegevens. Zo hebben scholen een actieve informatieplicht en hebben zij een meldplicht bij een misdrijf. In sommige situaties mogen scholen informatie delen met derden, bijvoorbeeld als het de gezondheid van een leerling betreft. moet zich houden aan een aantal wettelijke verplichtingen als het gaat om leerlinggegevens. De school moet in de schoolgids vermelden hoe zij omgaat met leerlinggegevens (art. 2.98 lid 2 WVO 2020).

Actieve informatieplicht

Scholen voor primair en voortgezet onderwijs hebben een actieve informatieplicht. Zo rapporteren zij aan de ouders over de vorderingen van een leerling (art. 11 WPO) en (art. 2.97 WVO 2020). Is de leerling meerderjarig en handelingsbekwaam, dan rapporteert de school aan de leerling zelf. Bij de rapportage gebruikt de school de gegevens uit het leerling- en onderwijsvolgsysteem. Hierin staan de vorderingen in kennis en vaardigheden van de leerling (art. 45b lid 1 WPO). Doen zich tussendoor bijzondere ontwikkelingen voor, dan informeert de school de ouders.

De school moet ouders ook actief informeren over welke persoonsgegevens van de leerling worden gebruikt, aan wie deze worden verstrekt en op welke moment en met welk doel. Dit is verplicht op grond van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Denk bijvoorbeeld aan het ter beschikking stellen van het onderwijskundig rapport aan een andere school, bij schoolwisseling van de leerling. Het onderwijskundig rapport wordt door het schoolhoofd na overleg met de leerkrachten opgesteld. De school moet de ouders informeren dat het het onderwijskundig rapport aan de andere school verstrekt.

Gegevens delen met derden

Het kan voorkomen dat de school gegevens aan derden moet leveren in verband met het nakomen van een wettelijke verplichting. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij een misdrijf (art. 33 lid 1a AVG). De school is in dat geval verplicht aangifte te doen. De politie heeft gegevens van de leerling nodig om de aangifte op te nemen.

Het kan ook zijn dat een school gegevens over de gezondheid van uw kind nodig heeft omdat er speciale begeleiding nodig is. Dit is in sommige situaties toegestaan (art. 32 b AVG).  

Rechten ouders leerlinggegevens

Ouders/verzorgers hoeven de school niet zomaar alle gegevens te verstrekken over hun kind. Bovendien hebben zij het recht om te weten welke informatie over hun kind de school gebruikt en verwerkt. Ook hebben zij het recht deze informatie in te zien (inzagerecht) en wijzingen aan te vragen. Een verzoek om inzage en een kopie van het leerlingdossier dienen zij in bij de schooldirectie.

Als ouders vinden dat er onzorgvuldig met de gegevens van hun kind wordt omgegaan, dan dan kunnen zij een klacht indienen. De klachtenprocedure staat beschreven in de schoolgids.

Informatie over uw kind op school

In het onderwijs worden gegevens van uw kind verwerkt. Dit gebeurt op verschillende momenten:

• bij de inschrijving;
• tijdens de jaren van uw kind op school;
• bij de overgang van basisschool naar de school voor voortgezet onderwijs.

De gegevens die u de school moet geven bij inschrijving van uw kind zijn de naam, de voorletters, de geboortedatum, het geslacht en het persoonsgebonden nummer (art. 8.10 lid 1 WVO 2020). Deze gegevens worden verwerkt in de administratie en het leerlingdossier.

Tijdens de jaren dat uw kind op school zit verzamelt de school informatie over zijn of haar leervorderingen en eventuele bijzonderheden. Op de basisschool wordt dit bijgehouden in een leerlingvolgsysteem. Scholen voor voortgezet onderwijs werken hier ook vaak mee, maar dit is niet wettelijk verplicht.

Bij de overstap van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs draagt de basisschool een informatiedocument over uw kind over aan de nieuwe school. Dit heet het onderwijskundig rapport, in Amsterdam ook wel oki-doc genoemd.