AVG
De Algemene verordening gegevens bescherming (AVG) is van toepassing vanaf 25 mei 2018. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). Hieronder wordt beschreven wat dit betekent voor de door OCO verwerkte persoonsgegevens voor nieuwsbrieven en bijeenkomsten, website, social media en helpdesk.
Nieuwsbrieven en bijeenkomsten
OCO biedt momenteel drie soorten nieuwsbrieven: een nieuwsbrief voor de overstap van groep 8 naar het voortgezet onderwijs, een nieuwsbrief voor het medezeggenschapsnetwerk Raadgevers en een algemene nieuwsbrief. Voor deze nieuwsbrieven maakt OCO gebruik van Mailchimp. De gegevens die worden verwerkt zijn persoonsnaam, schoolnaam, de functie die relevant is voor het onderwerp van de nieuwsbrief: bijvoorbeeld ouder leerling groep 8, of lid medezeggenschapsraad. En uiteraard wordt het emailadres verwerkt met als doel om de nieuwsbrief te kunnen verzenden.
Door OCO georganiseerde bijeenkomsten en debatten zijn in principe gratis. Wel verzoekt OCO bezoekers een online reservering te maken en daarbij naam, emailadres, functie (bijvoorbeeld ouder of schoolbestuurder) en soms ook programmasuggesties door te geven. Hiervoor gebruikt OCO meestal een webformulier uit Google Drive dat wordt ingepast in een aankondiging van het evenement op de website. De gegevens worden daarna overgezet naar het bestand in Mailchimp voor de ontvangers van de algemene nieuwsbrief, waarmee uitnodigingen voor nieuwe bijeenkomsten of debatten worden verstuurd.
Gebruikers kunnen zich desgewenst afmelden voor de nieuwsbrieven. Deze verwerkingen zijn rechtmatig op grond van de toestemming van de ontvanger van de nieuwsbrief of bezoeker van de bijeenkomst, zie art. 6 lid 1 sub a AVG.
Website
OCO meet het websitebezoek met behulp van cookies van Google Analytics, met als doel om zicht te krijgen op de vindbaarheid en het leesgedrag van bezoekers. Deze verwerking dient het gerechtvaardigde belang van OCO om de website te optimaliseren, zie art. 6 lid 1 sub f AVG.
Social media
OCO is aanwezig op Facebook, Twitter, Instagram en LindedIn, maar heeft geen invloed op de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid op deze social media kanalen waar bezoekers zich daar aan blootstellen.
Helpdesk
Het vastleggen, opslaan, bijwerken en raadplegen van verzoeken van cliënten van OCO om informatie en advies valt onder de definitie van een ’bewerking’ van persoonsgegevens, zie art 4 lid 2 AVG.
Gratis informatie of advies
Wanneer clïenten een verzoek om informatie of advies voorleggen aan de helpdesk noteert OCO naam, telefoonnummer en emailadres van de cliënt samen met een beschrijving van de casus. De gegevens worden door de cliënt aan OCO verstrekt als een ’ondubbelzinnige actieve handeling’, zie art. 4 lid 11 AVG. Het doel van de verwerking door OCO is het uitbrengen van informatie of advies aan cliënt.
Hoewel deze dienstverlening gratis is, is het leveren van deze dienst te beschouwen als de uitvoering van een overeenkomst. Naast de toestemming via de actieve gegevensverstrekking door cliënt bestaat de grond voor rechtmatige verwerking van persoonsgegevens door OCO dan ook uit het feit dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, zie art. 6 lid 1 sub b AVG.
In meer algemene zin kan ook gesteld worden dat OCO ten behoeve van de afhandeling van een verzoek van een cliënt om informatie of advies een gerechtvaardigd belang heeft om persoonsgegevens te verwerken, zie art. 6 lid 1 sub f AVG.
Anoniem
Overigens kan een cliënt ook anoniem om informatie of advies vragen met slechts zeer summiere informatie over het probleem, maar dat beperkt OCO wel in de mogelijkheden om de cliënt goed te ondersteunen. In die zin is de toestemming voor verwerking van persoonsgegevens bij de helpdesk ’vrijelijk’, zoals omschreven in art. 7 lid 4 AVG.
Ondersteuningsbehoefte passend onderwijs
Een deel van de aan OCO voorgelegde vragen van cliënten betreft passend onderwijs. In sommige gevallen worden daarbij door de cliënt bijzondere persoonsgegevens voorgelegd aan OCO zoals gezondheidsgegevens in verband met de ondersteuningsbehoefte van een leerling. Ook hier geldt dat door middel van de ’ondubbelzinnige actieve handeling’ van cliënt uitdrukkelijke toestemming is gegeven zoals vereist in art. 9 lid 2 sub a AVG.
Schoolnaam
Bij voorkeur noteert OCO ook de schoolnaam met als doel zicht te krijgen op de spreiding van cliënten door de stad en als algemene belangenbehartiger ook zicht te houden hoe vaak zich problemen voordoen op scholen. Deze grondslag is aan te merken als gerechtvaardigd belang van OCO, zie art. 6 lid f AVG. Uiteraard is het mogelijk dat de cliënt zelf de persoonsnaam en schoolnaam in de publiciteit brengt.
Rapportages
Rapportages over gegevens die zijn verzameld door de helpdesk vinden geanonimiseerd plaats. Dit heeft dan ook geen consequenties voor de AVG, zie preambule 26 AVG.
Bewaartermijn
Als bewaartermijn voor gegevens van de helpdesk hanteert OCO vijftien jaar, ongeveer de duur van een schoolloopbaan. Het komt namelijk geregeld voor dat een ouder meerdere keren tijdens de schoolloopbaan contact opneemt met de helpdesk. Deze bewaartermijn wordt ook in de gezondheidszorg aangehouden.
Verstrekken gegevens aan derden
OCO verstrekt geen gegevens aan derden, tenzij de cliënt daar toestemming voor geeft.
Rechten betrokkenen
Cliënten van de helpdesk van OCO hebben volgens de AVG de volgende rechten:
Inzage, verbeteren of verwijderen
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, zie art. 16 AVG. Ook heeft u het recht om onjuiste gegevens te verbeteren (rectificeren) of onvolledige gegevens aan te vullen, zie art. 16 AVG. Tenslotte bestaat het recht om te verzoeken de gegevens te wissen, zie art. 17 AVG. In dat geval behoudt OCO nog wel de mogelijkheid om een geanonimiseerde versie te archiveren ten behoeve van onderzoeksdoeleinden.
Recht op overdracht gegevens
Als cliënt heeft u het recht om de door u aan OCO verstrekte gegevens te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere organisatie, zie art. 20 AVG. De gegevens worden geleverd in pdf formaat. Om veiligheidsredenen kan daarbij legitimatie worden gevraagd.
Beveiliging
OCO neemt passende maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Neem bij twijfel contact op via info@onderwijsconsument.nl.